En una oficina física la comunicación se puede dar el lujo de estar lejos de ser perfecta y, aún así, funcionar. Porque, más allá de las modalidades elegidas, existen innumerables oportunidades para saldar los baches que deja el intercambio no planificado —o no ejecutado— de forma estratégica. Reuniones ad hoc, encuentros en el pasillo, cafecitos ocasionales o salidas después del trabajo no son espacios posibles cuando se trata de un equipo remoto. Aquí la comunicación adquiere otro peso y su intencionalidad, cómo se la organiza y estructura, se vuelve crucial.
Existen dos tipos de comunicación que todo equipo remoto reconoce:
- La comunicación sincrónica, que comprende toda forma de comunicación en tiempo real (como videollamadas, chats o llamadas telefónicas).
- La comunicación asincrónica, que incluye toda forma que no sucede en tiempo real (como el uso de un software de project management o el envío de un correo electrónico).
Los equipos que utilizan comunicación asincrónica tienen habilitado el responder los mensajes cuando estén disponibles, con espacios de tiempo entre mensajes. No necesitan estar online al mismo tiempo. La inmediatez deja de ser la regla de oro.
Por eso, lo ideal para equipos remotos es encontrar herramientas y procesos justos que permitan a sus integrantes acceder a la información que necesitan en los tiempos que maneja cada uno. Y, para lograrlo, deben apoyarse sobre todo en las comunicaciones de tipo asincrónico.
Así, si envías un mensaje a alguien, en vez de esperar una respuesta rápida, sencillamente te encargas de otra tarea hasta que llega la devolución de tu interlocutor, lo que puede suceder —según la zona horaria— 2, 12 o hasta 24 horas después de hecho el primer contacto.
La comunicación asincrónica es ideal para equipos remotos con integrantes en distintas zonas horarias porque el delay en la respuesta está previsto. Permite anunciar novedades semanales, planificar y ejecutar proyectos, e incluso gestionar discusiones relativas a contrataciones o aumentos salariales haciendo partícipe a todo el equipo, sin importar la ubicación geográfica en la que se encuentren.
Tip: aplicaciones como Twist fomentan la comunicación asincrónica con todos sus pros: concentración profunda, interrupciones controladas y habilidad para desconectarse
Ahora bien, ¿cuál es la clave para germinar la comunicación asincrónica? Sentar y cumplir reglas claras. Dos en específico.
1) Respetar los tiempo de respuesta y los parámetros de organización
En general, se suele establecer un tiempo de respuesta máximo de 24 horas, aunque este puede variar según la organización y las actividades de que se ocupe. Es muy importante comunicar los “fuera de oficina” (Out of Office u “OoO”) y vacaciones para que el equipo sepa cuándo no podrá contar con el apoyo de uno de sus integrantes, y tenga la oportunidad de hacer pedidos por anticipado si así lo requiriera.
Para un debido manejo tanto de proyectos colectivos como de expectativas individuales, es necesario especificar cuándo una tarea debería estar completada, y ser transparentes en caso de que se produzca un retraso en la ejecución.
La mayoría de las fallas en la comunicación, que provocan divisiones en el equipo y causan estragos en la productividad, son evitables. ¿Cómo prevenirlas? Es fundamental que toda la estructura entienda cómo se lleva a cabo el proceso de toma de decisiones, que se sepa claramente quién puede decidir qué, y que cada persona tenga acceso fácil e inmediato a la información que necesita para llevar a cabo sus tareas. Por eso, la organización es otro de los pilares de la comunicación asincrónica, y la claridad en la estructuración de los procesos de trabajo resulta decisiva.
2) Repetir antes que omitir
Como la comunicación asincrónica es de por sí más lenta, cada envío tiene que ser lo más detallado posible, para prevenir idas y vueltas de mensajes poco claros, con la pérdida de tiempo que esto implica. Así, incluso si aún no se tiene respuesta para una consulta puntual, se recomienda indicar que fue recibida y que estás investigando para dar una definición tan pronto como te sea posible.
Asimismo, a la hora de enviar una solicitud o consulta, lo ideal es hacerlo con la mayor cantidad de información y especificidad posible: incorpora imágenes, haz referencia a correos electrónicos o documentos relacionados, evita hacer suposiciones sobre lo que la otra persona sabe o no, y siempre —siempre— que menciones fechas, utiliza el día de la semana con la hora y la zona horaria a la que refieras.
El trabajo remoto demanda un equilibrio estratégico de comunicación predominantemente asincrónica con oportunidades de conexión sincrónica, y es justamente cuando ambas logran ensamblarse que aflora la configuración exitosa de un equipo remoto global de alto rendimiento. ¡Manos a la obra!
María Chehín
Periodismo y Comunicación Institucional